הפקת כנסים ואירועי חברה הינו נושא מורכב שיש לגשת אליו לאחר עבודת שטח מקיפה ורצוי עם ניסיון. בכדי להפיק אירועים בסדר גודל כזה דרוש ארגז כלים מגוון, המאפשר להביא להצלחת האירוע בכל ההיבטים השונים, הן מבחינה ארגונית ולוגיסטית של בחירת מקום מתאים והערכות לכמות אנשים מסוימת, ועד להעברת הקונספט בצורה הטובה ביותר. ישנו צורך לתאם בין בעלי מקצוע שונים, לדאוג שכל אחד יודע בדיוק מה הוא עושה ומתי, לרכז את כל החומרים והתכנים שעתידים לעלות בכנס וכמובן לערוך רשימות מוזמנים וכל מה שכרוך בזה. תכנון נכון בדרך כלל יכלול עזרה מקצועית של חברה המתמחה באירועים מסוג זה, ובכך יבטיח את הצלחת האירוע.
הפרמטרים ההתחלתיים
הפרמטרים ההתחלתיים, עליהם נסתמך כבר בשלבי התכנון הראשונים, קשורים באופן ישיר לבחירת מקום עבור האירוע. בחירת מקום נעשית באופן טבעי על פי תקציב, כמות המוזמנים והתחשבות בנגישות. בחירת מקום לאירוע מהווה משקל רב על הצלחתו, ולכן מומלץ לבחון את הפרמטרים הבאים, טרם הבחירה.
מוזמנים
כמות המוזמנים הינה אחד הפרמטרים החשובים, אשר ישפיעו גם על התקציב וגם על בחירת המקום. חשוב לשים לב שהמקום שנבחר מותאם באופן מושלם לכמות האנשים שצפויה להגיע, כלומר שלא יהיה קטן מדי ודחוס ומצד שני שלא יהיה גדול מידי וחסר פרופורציה, מה שיגרום להוצאה מיותרת ולתחושה של ריקנות.
תקציב
חשוב להגדיר תקציב מראש, ולבצע חלוקה נכונה והגיונית עבור כל ההוצאות הנחוצות להפקת האירוע. כך יהיה ניתן לקבל החלטות שקולות ונכונות בכל שלב ושלב. כמובן שמומלץ לערוך סקר שוק מקדים על מנת להיערך בהתאם.
נגישות
נגישות היא מילה רחבה אך היא מתחלקת לשני נושאים עיקריים: שימו לב שבחירת המקום נגישה מבחינה גאוגרפית לרוב המוזמנים שעתידים להגיע לאירוע. מלבד זאת ישנו העניין של נגישות לבעלי מוגבלויות, חשוב לוודא שישנה גישה לאנשים עם כיסא גלגלים, שקיימת מעלית במידת הצורך, שהמעברים ותאי השירותים רחבים דיים, שישנם שבילים לצד גרמי מדרגות וכדומה.
צילום כנסים ואירועים מקצועי
בין אם מדובר בכנס רגיל, בכנס וירטואלי או בכנס היברדי, תיעוד האירוע באופן מקצועי הוא דבר חשוב ביותר, וישנן כמה סיבות לכך- לאחר ההשקעה המרובה, הן מבחינת עלויות ומשאבים והן מבחינת מאמץ, כדי מאד להשאיר לזה זכר. מלבד זאת התוכן המצולם יכול לשמש את מארגני הכנס עבור הפקת תכנים שיווקיים, פרסום והגדלת החשיפה, יצירת סרטוני תדמית או סרטוני הדרכה, על ידי שימוש בהרצאות מצולמות. כאשר מדובר בכנסים היברידים או וירטואלים, צילום מקצועי ישפיע על רמת התקשורת ואיכות השמע.
קחו בחשבון – המלצות, יחסי אנוש ומקצוענות בין אם אתם בוחרים בחברה מקצועית להפקת כנסים ואירועים ובין אם אתם בוחרים להתמודד עם הפקת האירוע בעצמכם, הדרך הטובה להצליח במשימה היא ללמוד מניסיונם של אחרים. העזרו בחוות דעת והמלצות של לקוחות בבחירת החברה או בבחירתם של בעלי המקצוע השונים, אלו ישקפו לכם את התמונה האמיתית במלואה. בבדיקה זו שימו לב לאיכות השירות הן מבחינה מקצועית והן מבחינת יחסי אנוש, זה לא פחות חשוב, במיוחד כשמדובר בעבודה גדולה ואינטנסיבית. חשוב שתעמוד מולכם חברה שתדאג לספק את כל הצרכים שלכם ולהעניק לכם שירות אדיב וטוב.
דוגמא מעולה לגן ואולם אירועים שיכול לסייע לכם בהפקת האירוע שלכם הוא עדיה גן ואולם אירועים ביבנה, תוכלו לחפש מתוך מגוון רחב של מקומות את המקום הרלוונטי ביותר אלייכם.
